Vlucht geannuleerd compensatie: zo bouwt u een bewijsmappen die de kantonrechter leest

Op de vooravond van uw vakantie staat de gate gesloten

U staat met uw koffer bij gate B24 op Schiphol. De borden knipperen rood: vlucht KL1234 naar Barcelona geannuleerd. De balie verwijst naar een telefoonnummer dat niet wordt opgenomen. Drie weken later nog steeds geen euro ontvangen. Vanaf dat moment begint het bewijsverzamelen.

De Europese verordening 261/2004 geeft recht op € 250 tot € 600 per passagier, afhankelijk van de afstand. Maar de luchtvaartmaatschappij betaalt pas als u aantoont dat de annulering niet door uitzonderlijke omstandigheden werd veroorzaakt. De bewijslast ligt bij u, ook al is de carrier de partij met de data.

Wat u direct na de annulering bewaart

Maak direct een map op uw laptop of telefoon met de datum van de vlucht in de naam, bijvoorbeeld 2026-10-15_KL1234_BCN. Sleep daar alles in wat u nu al heeft. Wacht niet tot u een dagvaarding klaarmaakt; de rechter verwacht een complete tijdlijn vanaf dag één.

De basisdocumenten zijn de boekingbevestiging, de boardingpass (of de mobiele versie met QR-code), het annuleringsbericht van de luchtvaartmaatschappij en eventuele herboekingsbevestigingen. Screenshots van de app of website tellen mee, mits datum en tijd zichtbaar zijn. Bewaar ook de communicatie via e-mail, chat of whatsapp met klantenservice.

Documenten die de rechter verwacht in de bijlagenlijst

Bij een procedure voor de kantonrechter dient u een lijst van bijlagen in met nummer, naam en datum. Hieronder een overzicht van wat standaard in die lijst staat bij een vluchtclaim.

De bestandsnamen volgen een vast patroon: datum_onderwerp_kenmerk.extensie. Zo vindt de griffie en de rechter elk stuk binnen seconden. Gebruik geen spaties of speciale tekens in bestandsnamen.

Checklist: is uw bewijsmappen compleet voor indiening?

1. Alle documenten zijn omgezet naar PDF/A of PNG, geen Word- of Excel-bestanden meer.
2. Elke bijlage heeft een uniek volgnummer vanaf 1, zonder gaten.
3. De lijst van bijlagen vermeldt nummer, exacte bestandsnaam en documentdatum.
4. De dagvaarding bevat eis, gronden en bewijsmiddelen conform artikel 111 Rv.
5. De deurwaarder heeft de dagvaarding betekend en het origineel bij de griffie ingediend.
6. Het griffierecht is betaald binnen de termijn die de rechtbank noemt.
7. Het stuk is door u ondertekend (handtekening of gekwalificeerde elektronische handtekening).
8. De proceduretaal is Nederlands; eventuele Engelse documenten hebben een Nederlandse toelichting.

Controleer deze acht punten voordat u de deurwaarder inschakelt. Een ontbrekende handtekening of een niet-betaald griffierecht vertraagt de zaak met weken.

Wat de kantonrechter écht leest

De rechter scant de lijst van bijlagen, opent de eerste drie stukken en zoekt de kern: was de vlucht geannuleerd, heeft de carrier u tijdig geïnformeerd (minder dan 14 dagen van tevoren), en heeft de carrier uitzonderlijke omstandigheden aangetoond? De rechter leest geen honderden pagina's chatgeschiedenis. Wat telt is de officiële annuleringsmail, de herboeking en de reactie op uw klacht.

Als de carrier stilzwijgt na twee maanden, telt die stilte als weigering. Voeg dan een schermafbeelding van uw klachtenaccount toe met de status "in behandeling" of "geen reactie". Dat is voldoende bewijs voor de rechter om de claim te honoreren, mits de overige documenten kloppen.

Extra kosten: wat mag u meeclaimen?

Naast de vaste compensatie mag u redelijke extra kosten vorderen: een nacht hotel als de vervangende vlucht de volgende dag vertrekt, maaltijden die de carrier niet voorzag, taxi naar een ander vliegveld, parkeerkosten op Schiphol die langer liepen dan geboekt. Bewaar bonnetjes en bankafschriften. Maak er een overzicht van in Excel en exporteer naar PDF (zie rij 7 in de tabel). De rechter keurt onredelijke kosten af; een 5-sterrenhotel bij een budgetvlucht gaat niet mee.

Veelgemaakte fouten die uw zaak vertragen

• De dagvaarding gaat naar het verkeerde juridische adres van de luchtvaartmaatschappij (vaak een Nederlands filiaal of vertegenwoordiger). Controleer het adres via het Kamer van Koophandel-register of de website van de carrier.
• De eis bedraagt meer dan € 25.000; dan moet u naar de rechtbank en is een advocaat verplicht. Bij een enkele vluchtclaim is dat zelden het geval.
• U voegt geen lijst van bijlagen toe of de nummers kloppen niet met de bestanden.
• U dient Engelse documenten zonder Nederlandse toelichting in; de griffie kan daarom vragen om een vertaling.
• U betaalt het griffierecht niet of niet op tijd; de zaak komt dan niet op de rol.

De regels kunnen wijzigen; de actuele instructies van de rechtbank zijn leidend. Controleer altijd de actuele griffierechtbedragen en formulieren via rechtspraak.nl.

Volgende stap: van bewijsmappen naar dagvaarding

Als de map compleet is, vult u de dagvaarding in met de eis (compensatie + extra kosten), de gronden (verordening 261/2004, annulering zonder uitzonderlijke omstandigheden, geen tijdige informeerplicht) en de bewijsmiddelen (de genummerde bijlagen). Schakel een deurwaarder in voor de betekening. De deurwaarder zorgt ook voor de inschrijving bij de kantonrechter.

Wil u stap voor stap begeleid worden bij het opstellen van de dagvaarding en de bijlagenlijst? Gebruik de voorbereidingsflow of bekijk het voorbeeld van een dagvaarding voor de kantonrechter. Voor een overzicht van alle gerechten die u kunt aanroepen, zie de rechtbankenpagina.