Ingebrekestelling voor procedure: stappenplan naar de kantonrechter

De situatie: een factuur blijft onbetaald

U heeft een factuur gestuurd voor 1.800 euro, de vervaldatum is al drie weken geleden, en de klant reageert niet meer op uw mails. U denkt aan de kantonrechter, maar weet niet precies wat eerst moet. Een ingebrekestelling voor procedure is vaak de eerste formele stap voordat u een dagvaarding laat betekenen.

Deze tekst legt uit hoe zo’n ingebrekestelling werkt, wat er daarna gebeurt, en welke stukken u nodig heeft als de zaak toch naar de rechter gaat. Het is geen juridisch advies; regels kunnen veranderen, dus check altijd de actuele instructies van de rechtbank.

Wat is een ingebrekestelling eigenlijk?

Een ingebrekestelling is een schriftelijke mededeling aan de andere partij: u geeft aan dat er een betalingstermijn is overschreden, dat u een laatste kans geeft om te betalen, en dat u anders naar de rechter stapt. Het is geen verplicht onderdeel van een procedure, maar het kan wel bewijs opleveren dat u de ander de kans heeft gegeven om zonder rechtszaak te betalen.

In de dagvaarding moet u de gronden van uw eis vermelden, en een ingebrekestelling kan daarbij helpen. De rechter ziet dat u niet overhaast heeft gehandeld. Vooral bij consumenten en huurders wordt een duidelijke aanmaning vaak op prijs gesteld.

Let op: een ingebrekestelling is iets anders dan een dagvaarding. De dagvaarding is het formele stuk dat een deurwaarder aan de gedaagde betekend, en waarmee de procedure daadwerkelijk begint. De ingebrekestelling komt daarvoor.

De ingebrekestelling: wat zet u erin?

Een goede ingebrekestelling is kort en duidelijk. Zet er in ieder geval in:

• Uw naam en adres, en die van de andere partij.
• Het factuurnummer, de datum en het openstaande bedrag.
• De vervaldatum van de factuur en de datum waarop u deze brief schrijft.
• Een concrete termijn waarbinnen de ander moet betalen (bijvoorbeeld 14 dagen).
• Een zin als: “Als u niet voor [datum] betaalt, zal ik een procedure starten bij de kantonrechter.”
• Uw handtekening en de datum.

Stuur de brief per e-mail én per gewone post, of per aangetekende post. Bewaar een kopie en het verzendbewijs. Dat kan later als bewijs dienen.

Van ingebrekestelling naar dagvaarding

Als de ander niet binnen de gestelde termijn betaalt, kunt u een dagvaarding laten opstellen. Bij de kantonrechter is dat een stuk waarin u uw eis, de gronden en de feiten beschrijft. U hoeft geen advocaat in te schakelen, maar u moet wel een deurwaarder inschakelen voor de betekening.

De deurwaarder zorgt dat de dagvaarding aan de gedaagde wordt overhandigd en schrijft de zaak in bij de rechtbank. U betaalt daarvoor de deurwaarderskosten en later het griffierecht. Het griffierecht wordt bepaald door de rechtbank; check het actuele tarief op de website van de Rechtspraak.

Zorg dat de dagvaarding voldoet aan de eisen van artikel 111 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. De belangrijkste punten: naam en woonplaats van partijen, de eis, de gronden, en de middelen. Een dagvaarding met fouten kan worden afgewezen of vertraging opleveren.

Stappenplan: van factuur naar zitting

Hier is een chronologische volgorde die u kunt volgen. Dit is geen garantie, maar een algemene lijn.

1. Stuur de factuur en wacht tot de vervaldatum is verstreken.
2. Stuur een herinnering of aanmaning, en daarna een ingebrekestelling met een betaaltermijn.
3. Wacht tot de termijn verstreken is zonder betaling.
4. Verzamel alle bewijsstukken: factuur, ingebrekestelling, verzendbewijzen, e-mailwisseling.
5. Stel de dagvaarding op, of laat die opstellen, met alle verplichte onderdelen.
6. Schakel een deurwaarder in voor de betekening en inschrijving.
7. Betaal het griffierecht binnen de termijn die de rechtbank noemt.
8. Wacht op de zittingsdatum en bereid uw verhaal voor.
9. Ga naar de zitting, of stuur iemand die u mag vertegenwoordigen.

Sommige stappen kunnen overlappen, maar deze volgorde is logisch. De deurwaarder kan u ook helpen met de dagvaarding, maar dat kost extra.

Welke stukken heeft de rechter nodig?

Bij het indienen van de dagvaarding moet u een lijst van bijlagen meesturen. Alle bewijsstukken nummert u doorlopend vanaf 1, met een lijst die nummer, naam en datum vermeldt. Dat maakt het voor de rechter overzichtelijk.

Een voorbeeld van zo’n lijst:

Verder moet u in de dagvaarding opgeven welke bewijsmiddelen u heeft, zoals getuigen met hun woonplaats. De proceduretaal is Nederlands; stukken in het Engels, Duits of Frans behoeven meestal geen vertaling.

Veelgemaakte fouten bij de dagvaarding

De meeste afwijzingen komen door simpele fouten. Het stuk is niet ondertekend, de dagvaarding is niet door een deurwaarder betekend, of de eis is onvoldoende onderbouwd. Ook het griffierecht moet op tijd betaald zijn.

Check of u bij het juiste gerecht bent: de kantonrechter behandelt vorderingen tot € 25.000, daarboven is de rechtbank aan zet en is een advocaat verplicht. Zorg dat de dagvaarding op A4 is, met marges van 2,5 cm, 12 punten, regelafstand 1,5 en doorlopend genummerde alinea’s.

Een veelgemaakte fout is ook dat mensen de ingebrekestelling vergeten te bewaren. Bewaar alles, ook de envelop met poststempel, want dat kan later van belang zijn.

Wat als de andere partij niet verschijnt?

Als de gedaagde niet op de zitting verschijnt, kan de rechter toch een beslissing nemen, maar dan moet uw dagvaarding wel correct zijn. De rechter zal beoordelen of uw eis en bewijs voldoende zijn. Een verstekvonnis is mogelijk, maar dat is geen automatisme.

Als de rechter u gelijk geeft, moet u het vonnis nog ten uitvoer leggen als de ander niet betaalt. Daarvoor heeft u weer een deurwaarder nodig. Dat is een volgende fase.

Tot slot

Een ingebrekestelling voor procedure is een nuttig instrument, maar het is niet het einde. Het is een stap in een langer proces. Neem de tijd om uw stukken goed te ordenen en de dagvaarding zorgvuldig op te stellen. De kantonrechter is er voor gewone mensen, maar dat betekent niet dat u slordig mag zijn.

Wilt u meer weten over het opstellen van een dagvaarding of het ordenen van bewijs? Lees dan de artikelen die hieronder gelinkt zijn.

Verder lezen

• Bewijs verzamelen voor de rechtbank: 5 fouten
• Onbetaalde factuur naar de rechter: volgorde stappen
• Bewijsstukken ordenen voor de kantonrechter: zo doet u dat
• Bekijk je rechtbank
• Alle artikelen