Onbetaalde factuur naar de rechter: volgorde stappen

U stuurt in november een factuur voor de gevelreiniging, maar de klant betaalt niet en reageert niet meer op herinneringen. Een onbetaalde factuur naar het gerecht brengen kan dan de volgende stap zijn; dit artikel loopt die volgorde door zoals u ze zelf uitvoert.

Algemene informatie, geen juridisch advies. Regels veranderen, dus de huidige instructies van de rechtbank en de griffie bepalen wat in uw zaak geldt.

Bepaal eerst wie eiser en gedaagde zijn

Noteer wie de factuur stuurde (eiser) en wie er volgens die factuur moet betalen (gedaagde). Schrijf de volledige naam en woonplaats van beide partijen op, met naam en adres van de onderneming als de gedaagde een bedrijf is. Zonder die gegevens kunt u de dagvaarding niet correct opstellen.

Bepaal ook het bedrag dat u wilt vorderen: de openstaande factuur, eventuele rente en de kosten die u in de procedure maakt. Die onderdelen samen vormen de eis. Rond een bedrag niet naar boven af uit gemak; het bedrag bepaalt onder meer welke rechtbank bevoegd is.

Zoek uit bij welke rechter de zaak hoort

Vorderingen tot € 25.000 gaan naar de kantonrechter. Daar is een advocaat niet verplicht, dus u kunt als eiser zonder advocaat procederen. Boven € 25.000 behandelt de rechtbank, sector civiel, de zaak en is een advocaat verplicht.

De woonplaats van de gedaagde wijst in de regel het gerecht aan. Kijk in de huidige informatie van de rechtbank welke locatie en welke kantonrechter uw zaak behandelen; de griffie kan dit bevestigen als u twijfelt.

Verzamel de gronden en de middelen

De gronden van de eis zijn de redenen waarom u geld krijgt; de middelen zijn de stukken en verklaringen waarmee u dat onderbouwt. Verzamel voordat u begint:

• de originele factuur, met factuurnummer en betaaltermijn
• de opdrachtbevestiging, offerte of overeenkomst
• herinneringen, e-mails en app-berichten waaruit blijkt dat u heeft nagebeld
• de levering of oplevering: foto's, aftekening of een e-mail van de klant
• bankafschriften die tonen wat al is betaald en wat nog openstaat
• namen en woonplaatsen van getuigen, als die iets hebben gezien of gehoord

Zet alles op volgorde en geef elke pagina een duidelijke naam. Een overzichtelijke bundel helpt de rechter én uzelf tijdens de zitting.

Stel de dagvaarding op

De dagvaarding bevat de naam en woonplaats van partijen, de eis, de gronden daarvan en de middelen waarop de vordering berust. Schrijf eerst een korte tijdlijn: opdracht, factuur, herinneringen, laatste contact. Elke stap in die tijdlijn krijgt daarna een verwijzing naar een bijlage.

Houd de vorm netjes: A4, marge 2,5 cm rondom, 12 punten, regelafstand 1,5 en doorlopend genummerde alinea's vanaf 1. De proceduretaal is Nederlands; stukken in het Engels, Duits of Frans hoeven meestal niet vertaald te worden, tenzij de griffie iets anders aangeeft.

Nummer de bijlagen en maak de lijst

Elke Bijlage krijgt een nummer vanaf 1 en een duidelijke naam. De Lijst van bijlagen vermeldt per stuk het nummer, de naam en de datum. Zet ook een opgave van de bewijsmiddelen erbij, inclusief de namen en woonplaatsen van getuigen.

Controleer vóór verzending dat de paragraafnummers en de bijlagenummers overeenkomen met wat u in de tekst aanhaalt. Een verwijzing naar 'bijlage 4' die naar een offerte leidt, bespaart iedereen tijd op de zittingsdag.

Schakel een deurwaarder in voor betekening

De Deurwaarder betekent de dagvaarding aan de Gedaagde én zorgt voor de inschrijving bij de rechtbank. Betekening moet gebeuren voordat de zaak dient; een dagvaarding die u zelf in de bus legt, volstaat in deze procedure niet.

Vraag de deurwaarder vooraf naar de kosten en naar de gegevens die hij nodig heeft. Bewaar een kopie van het stuk en een notitie van datum, plaats en manier van betekening; die horen bij uw dossier.

Betaal het griffierecht op tijd

Na inschrijving noemt de rechtbank een termijn waarbinnen u het griffierecht betaalt. Zonder betaling wordt de zaak niet op de rol geplaatst en dus niet behandeld. Het bedrag kunt u het best controleren op de actuele tarievenlijst; de rechtbank stelt het bedrag en de termijn vast.

Bewaar het betaalbewijs bij de dagvaarding en de Lijst van bijlagen. Als de betaaltermijn dreigt te verlopen, neemt u contact op met de griffie; de huidige instructies van de griffie bepalen wat er dan moet gebeuren.

Volgorde in één overzicht

1. Namen, woonplaatsen en bedrag vastleggen.
2. Kantonrechter of rechtbank bepalen op basis van bedrag en woonplaats.
3. Gronden, middelen en bewijs verzamelen.
4. Dagvaarding opstellen met eis, gronden en middelen.
5. Bijlagen nummeren en Lijst van bijlagen maken.
6. Ondertekening controleren; zonder ondertekening verwerkt de griffie het stuk niet.
7. Deurwaarder inschakelen voor betekening en inschrijving.
8. Griffierecht betalen binnen de termijn van de rechtbank.
9. Bekijk het verzoek van de wederpartij en houd uw stukken bij de hand.

Veelgemaakte fouten in deze volgorde

Teken de dagvaarding niet na het versturen; de Ondertekening moet er al in zitten. Laat de Betekening niet over aan een gewone pakketdienst. Vergeet de gronden, de eis of de middelen niet: die horen bij de inhoud van de dagvaarding.

Betaal het griffierecht niet te laat en dien in bij het juiste gerecht. Een bedrag van € 25.000 of meer vraagt om de rechtbank en een advocaat; een te hoge of te lage inschatting zorgt voor vertraging. Meer over deze valkuilen leest u in Dagvaarding kantonrechter: 5 fouten die uw zaak vertragen.

Na de inschrijving

Na de betekening en de inschrijving krijgt u een Zaaknummer. Houd dat nummer bij al uw correspondentie met de griffie. Verzamel eventuele reacties van de Gedaagde en voeg nieuwe stukken volgens de instructie van de rechtbank toe.

Op de zitting legt u de feiten en de Bijlagen kort toe. Schikken is soms mogelijk; of dat in uw zaak speelt, bepaalt de rechter. Lees vooraf onze kortere stappen over bewijsstukken en, als u zonder advocaat procedeert, de pagina vordering instellen zonder advocaat.

Meer hulp bij de voorbereiding

Wilt u de stappen op volgorde doorlopen voordat u de dagvaarding maakt? Gebruik dan de voorbereidingsflow of bekijk hoe het werkt. De rechtbankenpagina toont welke rechtbanken deze service dekt, en in de artikelindex vindt u meer uitleg over procederen zonder advocaat en over het kantonrechter-traject.