Kunde hat Rechnung nicht bezahlt: Was tun mit der Beweisakte

Herbst, Jahresendgeschäft und offene Posten

Ein Grafiker aus Köln hat im November drei Rechnungen über 4.200 Euro gestellt. Der Kunde, ein mittelständischer Online-Shop, reagiert nicht auf Mahnungen. Jetzt steht der Entschluss: Mahnverfahren beantragen oder gleich Klage beim Amtsgericht einreichen. Wer hier die Beweisakte schlampig zusammenstellt, verliert Zeit – und oft auch den Kostenvorschuss.

Genau hier setzen viele Selbstständige und kleine Betriebe an: Sie wissen, dass sie klagen können, aber nicht, welche Anlagen der Richter tatsächlich zur Hand nimmt. Dieser Text zeigt, was in den Ordner gehört, wie Sie Dateien so benennen, dass das Gericht sie findet, und welche Formalien die Zustellung nicht verzögern.

Erste Schritte: Rechnung prüfen und Zahlungserinnerung

Bevor Sie an das Gericht denken, prüfen Sie die Rechnung selbst. Steht Ihre vollständige Anschrift drauf? Die des Kunden? Leistungszeitraum, Steuernummer, Bankverbindung? Fehlt auch nur die USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Leistungen, kann der Kunde später Einwendungen erheben. Schicken Sie eine letzte Zahlungserinnerung per Einschreiben mit Rückschein oder über ein nachweisbares Portal (z. B. De-Mail). Notieren Sie Datum, Versandart und Inhalt. Dieser Brief wird später Anlage 1.

Beweissicherung: Was das Gericht wirklich lesen will

Das Amtsgericht liest nicht Ihre E-Mail-Historie von vorne bis hinten. Es sucht nach drei Dingen: Anspruchsgrundlage (Vertrag, Angebot, Auftragsbestätigung), Fälligkeit (Rechnung mit Zahlungsziel) und Zugangsnachweis (Zustellung der Mahnung). Alles andere ist Lärm. Legen Sie nur Dokumente bei, die eines dieser drei Elemente belegen. Ein Chatverlauf über WhatsApp hilft nur, wenn er den Vertragsinhalt oder die Anerkennung der Schuld zeigt – und dann als lesbare PDF-Kopie mit Zeitstempel.

Dateinamen und Ordnerstruktur: So findet der Richter alles

Die Geschäftsstelle scannt Ihre Unterlagen ein. Wenn die Datei "Rechnung_final_v2.pdf" heißt, muss jemand raten, was drinsteht. Besser: ein einheitliches Schema, das auch auf dem Anlagenverzeichnis steht.

Nummerieren Sie durchgehend ab 1. Auf jedem Blatt (auch mehrseitigen PDFs) muss die Anlagen-Nr. oben rechts stehen. Das spart Rückfragen und verhindert, dass Anlagen "verloren" gehen.

Checkliste: Diese Anlagen gehören in die Klageschrift

1. Unterschriebene Klageschrift im Original (Tinte, Name in Druckbuchstaben, Anschrift, Telefon).
2. Abschriften für jeden Beklagten plus eine für das Gericht (ZPO § 133).
3. Anlagenverzeichnis mit fortlaufenden Nummern ab 1 und exakter Bezeichnung.
4. Alle Anlagen als lesbare Kopien, jede mit der passenden Nummer versehen.
5. Gerichtskostenvorschuss eingezahlt oder Antrag auf Stundung/Prozesskostenhilfe gestellt.
6. Zustellungsfähige Anschrift des Beklagten (Prüfung über Melderegister oder Gewerberegister).
7. Bei fremdsprachigen Urkunden: deutsche Übersetzung beifügen (GVG § 184).

Fehlt auch nur ein Punkt, veranlasst die Geschäftsstelle keine Zustellung. Die Frist läuft weiter.

Typische Fehler beim Einreichen vermeiden

Die häufigsten Ablehnungsgründe sind bekannt: Klageschrift nicht unterschrieben (ZPO § 130 Nr. 6), keine deutsche Sprache (GVG § 184), Anlagen nicht durchnummeriert (ZPO § 131), Beklagtenanschrift unvollständig, Kostenvorschuss nicht gezahlt, falsches Gericht. Prüfen Sie jeden Punkt, bevor Sie den Umschlag zukleben. Regeln ändern sich; die aktuellen Hinweise der Geschäftsstelle sind maßgeblich.

Mahnverfahren oder Klage: Was passt zu Ihrer Forderung

Bis 5.000 Euro Streitwert ist das Amtsgericht sachlich zuständig (GVG § 23). Das gerichtliche Mahnverfahren ist schneller und günstiger, wenn der Beklagte nicht widerspricht. Widerspricht er, geht es nahtlos in das streitige Verfahren über. Bei komplexeren Sachverhalten (z. B. Werkvertrag mit Mängelrügen) ist oft die direkte Klage sinnvoller. Nutzen Sie die geführte Vorbereitung, um den passenden Weg zu finden.

Was nach der Einreichung passiert

Nach Eingang prüft die Geschäftsstelle formale Vollständigkeit. Ist alles da, fordert sie den Kostenvorschuss an (falls nicht schon gezahlt). Nach Zahlung erfolgt die Zustellung an den Beklagten. Dieser hat dann zwei Wochen Zeit, um sich zu verteidigen (bei Mahnverfahren: Widerspruchsfrist). Erklärt er sich nicht, können Sie Vollstreckungsbescheid oder Versäumnisurteil beantragen. Bewahren Sie den Zustellungsnachweis und alle Eingangsbestätigungen im Original auf.

Nächste Schritte für Ihre Akte

Legen Sie heute einen Ordner an – physisch oder digital – mit der oben genannten Struktur. Benennen Sie bestehende Dateien um. Drucken Sie das Anlagenverzeichnis aus und prüfen Sie jeden Haken der Checkliste. Wenn der Ordner vollständig ist, können Sie die Klageschrift über die Vorbereitung erstellen lassen oder das Mahnformular ausfüllen. Je sauberer die Akte, desto schneller entscheidet das Gericht.