Rechnung nicht bezahlt? Diese Belege braucht das Gericht

Sie haben eine Rechnung gestellt, die Frist ist längst abgelaufen, und der Kunde zahlt nicht. Bevor Sie ans Amtsgericht denken, stellt sich eine praktische Frage: Welche Unterlagen müssen Sie überhaupt aufbewahren – und wie ordnen Sie sie, damit die Klageschrift nicht am ersten Hindernis scheitert?

Die gute Nachricht: Für eine Geldforderung bis 5.000 Euro ist das Amtsgericht zuständig, und Sie dürfen sich dort selbst vertreten. Die schlechte Nachricht: Eine unvollständige oder unübersichtliche Klageschrift wird von der Geschäftsstelle beanstandet, bevor das Gericht sich inhaltlich damit befasst. Wer die Belege von Anfang an richtig ordnet, spart Zeit und Nerven.

Was das Gericht von Ihrer Klageschrift erwartet

Die Klageschrift beim Amtsgericht ist kein formloses Schreiben. Sie muss auf Papier im Format DIN A4 kommen, mit 2,5 cm Rand auf allen Seiten, in Times New Roman 12 pt und mit fortlaufend nummerierten Absätzen. Dazu gehören ein Rubrum mit Gericht und Parteien, der Sachverhalt, die außergerichtliche Korrespondenz, die Beweismittel und der Antrag.

Jede Urkunde, die Sie als Beweis vorlegen, muss in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt werden – fortlaufend nummeriert ab 1. Auf jeder Kopie muss dieselbe Nummer und Bezeichnung stehen wie im Verzeichnis. Fehlt das Anlagenverzeichnis oder sind die Anlagen nicht durchnummeriert, wird der Eingang beanstandet. Das steht so in ZPO § 131.

Die Kernfrage: Welche Dokumente gehören in die Akte?

Nicht jedes Blatt Papier ist ein Beweismittel. Das Gericht will die Fakten sehen, die Ihren Anspruch stützen – nicht Ihre gesamte Korrespondenz. Sammeln Sie gezielt:

1. Vertrag oder Auftragsbestätigung – mit Datum, Leistungsbeschreibung und vereinbartem Preis.
2. Rechnung – mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Betrag und Zahlungsziel.
3. Zahlungserinnerung oder Mahnung – mit Datum und Frist, die Sie gesetzt haben.
4. Antworten der Gegenseite – E-Mails, Briefe oder Notizen über Telefonate.
5. Leistungsnachweise – wie Stundenzettel, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle oder Fotos.
6. Kostenvoranschläge – wenn es um einen Sachschaden geht.

Diese Liste ist keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung. Was in Ihrem Fall wirklich zählt, hängt von der Art der Forderung ab. Wichtig ist: Jede Urkunde braucht eine Herkunft – von wem sie stammt und welches Datum sie trägt.

So organisieren Sie Ihre Belege richtig

Legen Sie für jede Forderung einen eigenen Ordner an. Sortieren Sie die Dokumente chronologisch, beginnend mit dem Vertrag. Nummerieren Sie jede Seite durch – das erleichtert später das Anlagenverzeichnis.

Bevor Sie die Klageschrift einreichen, prüfen Sie: Sind alle Anlagen als lesbare Kopien beigefügt? Originale legen Sie erst in der mündlichen Verhandlung vor – das erwartet das Gericht. Und: Ist jede Anlage im Verzeichnis mit derselben Nummer und Bezeichnung versehen wie auf der Kopie selbst?

Ein häufiger Fehler ist die fehlende deutsche Übersetzung bei fremdsprachigen Dokumenten. Die Gerichtssprache ist Deutsch (GVG § 184). Wenn Sie also eine Rechnung auf Englisch oder eine ausländische Urkunde haben, müssen Sie eine Übersetzung beifügen – sonst wird der Schriftsatz nicht als fristwahrend behandelt.

Die Klageschrift: Was gehört in den Sachverhalt?

Der Sachverhalt ist das Herzstück Ihrer Klage. Er besteht aus nummerierten Absätzen, jeder mit einem eigenen Datum. Beschreiben Sie pro Absatz ein Ereignis – sachlich, ohne Bewertung und ohne rechtliche Einordnung. Zum Beispiel: „Am 15. März 2025 erteilte die Firma X mir den Auftrag, die Fenster zu streichen.“

Die außergerichtliche Korrespondenz kommt in einen eigenen Abschnitt: Wer hat wann auf welchem Weg kontaktiert – und was war das Ergebnis? Das zeigt dem Gericht, dass Sie versucht haben, die Sache ohne Klage zu klären.

Vergessen Sie nicht den Antrag: Was soll das Gericht tun? Formulieren Sie das Ergebnis sachlich, zum Beispiel: „Die Beklagte wird verurteilt, an den Kläger 1.234,56 Euro nebst Zinsen zu zahlen.“ Keine Vorschrift, keine Rechtsgrundlage – nur der Antrag.

Was passiert, wenn Sie das Mahnverfahren wählen?

Für viele Geldforderungen gibt es einen einfacheren Weg als die Klage: das gerichtliche Mahnverfahren. Seit 2021 müssen Sie den Mahnantrag elektronisch über das zentrale Mahngericht stellen; das Papierformular ist nur noch eine Ausnahme. Sie tragen Antragsteller, Antragsgegner, Forderung und Begründung in die Felder ein.

Auch hier gilt: Die Belege müssen vollständig sein. Wenn der Antragsgegner Widerspruch erhebt, wird die Sache an das zuständige Gericht abgegeben – und dann gelten die gleichen Anforderungen an die Klageschrift wie oben. Wer seine Unterlagen von Anfang an ordnet, ist für beide Wege gerüstet.

Die häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die Geschäftsstelle prüft zuerst die Formalien. Fehlt die Unterschrift, wird die Klage nicht zugestellt – und Fristen gelten als nicht gewahrt. Die Unterschrift muss mit Tinte auf der Unterschriftszeile stehen, darunter Name in Druckbuchstaben, Anschrift und Telefonnummer.

Ein weiterer Stolperstein ist die fehlende oder unvollständige Anschrift der beklagten Person. Ohne zustellungsfähige Anschrift kann die Geschäftsstelle die Zustellung nicht veranlassen. Und: Der Gerichtskostenvorschuss muss eingezahlt sein, bevor zugestellt wird. Wenn Sie das nicht können, stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Prozesskostenhilfe oder Stundung.

Ihre Checkliste vor dem Einreichen

1. Alle Belege chronologisch sortiert und nummeriert.
2. Klageschrift vollständig in deutscher Sprache, DIN A4, Times New Roman 12 pt, Rand 2,5 cm.
3. Rubrum mit Gericht und Parteien – keine Person ergänzen, die nicht genannt ist.
4. Anlagenverzeichnis mit fortlaufenden Nummern ab 1.
5. Auf jeder Kopie dieselbe Nummer wie im Verzeichnis.
6. Unterschrift mit Tinte, Name in Druckbuchstaben darunter.
7. Eine Kopie des gesamten Pakets für sich selbst behalten und den Eingang (Stempel oder elektronische Bestätigung) dokumentieren.

Diese Liste hilft Ihnen, typische Ablehnungsgründe zu vermeiden. Die genauen Vorgaben können sich ändern – prüfen Sie die aktuellen Hinweise der Geschäftsstelle oder nutzen Sie unseren Leitfaden zur Klagevorbereitung, der Sie Schritt für Schritt durch die Angaben führt.

Wenn Sie unsicher sind, welche Angaben das Gericht erwartet, lesen Sie unseren Artikel Amtsgericht Klage ohne Anwalt: Diese Angaben erwartet das Gericht. Und für die Frage, was eine Klage kostet, finden Sie in unserem Beitrag Gerichtskosten Amtsgericht: 5 Fehler, die Ihre Klage verzögern die wichtigsten Punkte.

Weitere Informationen zu den Gerichten und zur Zuständigkeit finden Sie auf unserer Übersicht der Gerichte sowie in der Kurzanleitung zum Mahnverfahren.