Délai pour réclamer une facture impayée : le dossier complet

Vous avez une facture impayée : que faut-il vraiment préparer ?

Vous avez envoyé une facture, relancé par email, puis par lettre recommandée. Rien. Vous vous demandez quel est le délai pour réclamer une facture impayée et surtout quel dossier présenter au tribunal judiciaire. Sans avocat, la procédure est possible, mais le greffe exige un ensemble précis de documents.

La demande doit être entièrement rédigée en français, sur papier A4, avec des marges de 2,5 cm, en Times New Roman 12 points, et des paragraphes numérotés en continu. Chaque pièce jointe doit être annoncée dans un bordereau numéroté à partir de 1. Ce n'est pas une formalité : un dossier incomplet est souvent refusé.

Avant de déposer, vérifiez que vous avez tenté une résolution amiable. Pour certaines demandes, cette tentative est exigée à peine d'irrecevabilité (article 750-1 du code de procédure civile). Indiquez les démarches accomplies et leurs dates, ou expliquez pourquoi elles n'ont pas été possibles.

Les mentions obligatoires de la demande

La demande doit commencer par l'en-tête : la juridiction saisie (tribunal judiciaire), le greffe compétent, la date, et le numéro RG s'il a déjà été attribué. Si vous n'avez pas encore de numéro, laissez la zone vide. L'objet de la demande doit être clair : paiement d'une facture impayée.

Ensuite, les parties : demandeur et défendeur avec nom, prénoms, profession, domicile et nationalité. L'article 54 du code de procédure civile exige ces mentions. Sans identité complète, le greffe ne peut pas enregistrer la demande. Vérifiez aussi que l'adresse du défendeur est précise, pas seulement une boîte postale.

Enfin, l'exposé des faits : un paragraphe par fait, dans l'ordre chronologique, avec les dates, les montants et les lieux. Ne qualifiez pas juridiquement les faits, contentez-vous de les décrire. Par exemple : « Le 12 mars, j'ai réalisé la prestation décrite dans le devis du 20 février. »

Le bordereau de pièces : la clé du dossier

Le bordereau de pièces est une liste numérotée qui annonce chaque pièce jointe. Numérotez en continu à partir de 1, et écrivez le même numéro sur la copie de chaque pièce. Par exemple : Pièce n°1 : devis signé du 20 février ; Pièce n°2 : facture n°2024-015 du 15 mars ; Pièce n°3 : relance du 10 avril.

Chaque pièce doit être lisible et classée dans l'ordre du bordereau. Si une pièce est en langue étrangère, joignez une traduction assermentée. Le greffe refuse les écrits non traduits. Conservez une copie complète de tout le dossier pour vous.

Le bordereau doit être signé à la fin, avec votre nom écrit lisiblement, votre domicile et éventuellement votre adresse électronique. La signature est manuscrite : ne l'imprimez pas. Laissez la ligne de signature et la ligne de lieu et date vierges.

Les démarches amiables : à ne pas oublier

Avant de saisir le tribunal, vous devez avoir tenté une résolution amiable. Cela peut être un courrier, une mise en demeure, un email, ou une tentative de médiation. Dans votre demande, décrivez chaque tentative : qui, quand, par quel moyen, et avec quel résultat.

Si vous n'avez pas fait de démarche amiable, exposez le motif pour lequel cela n'a pas été possible. Par exemple : « Le défendeur a déménagé sans laisser d'adresse. » Sans cette mention, votre demande peut être déclarée irrecevable. Le tribunal attend la preuve de vos démarches, pas seulement une déclaration.

Gardez les copies de vos courriers, les accusés de réception, les captures d'écran d'emails. Ces pièces seront numérotées dans le bordereau. Elles montrent que vous avez essayé de résoudre le litige avant de recourir au juge.

Le montant de la demande et la procédure

Le montant de votre réclamation détermine la juridiction et la procédure. Pour une demande n'excédant pas 5 000 €, vous pouvez vous présenter seul devant le tribunal judiciaire et exposer votre demande oralement (article 847-1 du code de procédure civile). Au-delà, vérifiez les règles en vigueur sur Légifrance.

Dans votre demande, indiquez le montant exact que vous réclamez, avec le calcul détaillé : facture principale, pénalités éventuelles, intérêts. Le tribunal attend le calcul, pas la justification du principe de la créance. Ne mélangez pas les sommes : chaque montant doit être précis.

Si le montant est inférieur ou égal à 5 000 €, la demande peut être présentée par requête ou assignation. La requête est remise ou adressée au greffe, tandis que l'assignation est signifiée par huissier. Le choix dépend de votre situation ; le greffe peut vous orienter.

La présentation matérielle : ce que le greffe exige

La demande doit être rédigée en français, sur papier A4, avec des marges de 2,5 cm de chaque côté. Utilisez une police lisible d'au moins 12 points, comme Times New Roman. Les paragraphes doivent être numérotés en continu : {1}, {2}, {3}, etc. Cela permet au juge et au greffe de citer précisément les passages.

Prévoyez un exemplaire pour le tribunal et un exemplaire pour chaque partie adverse, plus les copies des pièces en nombre suffisant. Joignez un bordereau de pièces numérotées. Signez à la fin de la demande, avec votre nom en caractères d'imprimerie sous la signature.

Si votre texte est manuscrit, veillez à ce qu'il soit lisible. Une écriture illisible ou une police trop petite est un motif de refus. Le greffe doit pouvoir exploiter votre dossier sans difficulté. Vérifiez aussi que tous les actes sont en français.

Vérifications avant l'envoi : la liste de contrôle

Avant de déposer votre demande, passez en revue cette liste :

• [ ] La juridiction et le greffe compétents sont indiqués.
• [ ] Les parties sont identifiées avec nom, prénom, domicile, nationalité.
• [ ] L'objet de la demande est clair (paiement d'une facture).
• [ ] L'exposé des faits est chronologique et factuel.
• [ ] Les démarches amiables sont mentionnées avec dates et moyens.
• [ ] Les pièces sont numérotées et listées dans un bordereau.
• [ ] Le texte est en français, sur A4, marges 2,5 cm, Times New Roman 12.
• [ ] Les paragraphes sont numérotés en continu.
• [ ] La demande est signée à la main.
• [ ] Vous avez conservé une copie complète et la preuve du dépôt.

Si un point manque, le greffe peut refuser d'enregistrer votre demande. Par exemple, une demande non signée ne peut pas être enregistrée. Un bordereau absent empêche de rattacher les pièces aux faits.

Ce que le tribunal attend de vous

Le tribunal judiciaire n'attend pas un dossier parfait, mais un dossier complet. Chaque pièce doit être annoncée, numérotée, et correspondre à un fait exposé. Les dates doivent être précises, car elles commandent les délais et la compétence. Le lieu peut déterminer la juridiction territorialement compétente.

Vous pouvez vous présenter seul pour une demande modeste, mais vous devez respecter les formes. Le greffe vous contactera pour les dates d'audience et les frais. Indiquez si vous acceptez la notification par voie électronique, cela peut simplifier les échanges.

Gardez en tête que les règles peuvent changer. Vérifiez toujours les textes en vigueur sur Légifrance et les instructions du greffe. Ce guide vous donne la structure, mais le greffe reste la référence pour votre cas précis.

Pour aller plus loin, consultez notre guide sur la constitution d'un dossier de preuves et notre article sur l'obligation d'avocat au tribunal judiciaire. Vous pouvez aussi préparer votre demande en ligne ou comprendre le fonctionnement du service.